2021年1月，新档案法明确规定电子档案与传统档案具有同等法律效力。政策的鼓励与行业竞争的外部作用下，企业需要炼好“内功”——通过内部财务系统数字化升级，提高办公协同效率，沉淀精准数据以助力管理者经营决策，应对市场竞争。

• 市场快速增长倒逼企业财务数字化升级，企业财务系统如何移动端费控系统全流程集成、无纸化的快捷报销，提高员工办公体验？

• 电子档案如何实现数据、影像、档案共享以助力管理者运营决策？

• 未来，财务数字化又有哪些想象空间？

针对以上几点疑问，在上周结束的第一届每刻智能云财务峰会现场，我们请到了中国互联网医药健康的领军企业——1药网的财务总监黄炜，来分享财务数字化的升级历程。

全方位费用管理：以智能驱动财务数字化升级

相关数据显示，差旅及相关费用是除了工资以外的第二大可控成本，占据企业年度收入的约10%。高效自动化智能化的差旅及费用管理流程，能帮助企业减少54%的票据丢失，节省员工47%的报销处理时间，提升费用合规和企业运营效率。

近年来，随着大数据、AI、云计算、5G等技术的更新迭代，加速企业在全方位费用管控向智能化数字化升级。

从报销的整个流程来看，1药网以前的系统不够完整。由于系统缺乏智能化技术去代替或者简化一部分报销工作，员工在报销时仍然需要花大量时间手动输入单据信息，报销流程也比较长。对于这些痛点，每刻基于丰富的财务经验，为1药网建立了从申请、消费到报销、审批、审核、付款、入账等智能化和一体化的费用报销全流程，满足了1药网在流程完整性上的要求。

对于1药网来说，在报销效率方面如大多数体量较大的企业一样，因员工数量多，报销流程复杂，甚至会出现1-2个月报销还未结算的情况，员工时有抱怨。通过每刻报销，员工无需再手动输入发票信息，随时随地用手机拍票上传即可，摆脱了报销时间和空间的限制，报销时长缩短80%。现在，只要员工的审批审核流程走完，就会自动进入下一个节点，每周一次的系统直连付款，员工的满意度大幅度提高。 

Q：财务审单如何实现智能可视化升级？

对1药网财务人员来说，之前的审核工作量比较大，且人工审核的效率与准确度也有待商榷。使用每刻报销后，系统会自动对发票真实性和费用合规性进行快速检测，财务人员只需对少量信息进行核对即可。而且可以使报销流程管理前置，通过实时查看数据、分析费用情况，对干预与管控员工报销规范起到了很大作用。

>>点击查看每刻智能审核功能

财务审单智能化升级“解放”了财务人员。原先1药网需要分配几名专岗来处理单一且庞大的报销业务，而现在系统可线上自动处理，大大提高了人效，实现了企业资源最优配置。

企业档案“瘦身”：电子档案全流程数字化

作为企业信息资产的智能管理系统，电子档案系统帮助企业实现档案管理的全流程无纸化、凭证管理自动化、调阅查询高效化，让企业有机会实现更高的财务和会计信息资产管理价值，助力数字时代企业电子档案管理转型，推动企业业务洞察和管理提升。

1药网财务总监黄炜坚信，未来，全面无纸化一定成为必然。他认为， 随着第一张电子专票的出现，未来3—5年，在国家政策的推动鼓励与发达城市引领带动下，随着人们对“云”的理解不断深入，纸质凭证将会彻底消失，取而代之的是“包罗万象”的电子档案，而且，其功能相比现在会更加智能。在企业电子档案建设上，1药网选择了每刻档案。

在企业支付业务中，银行需要打印回单，通常是财务人员支付后，需要定期去银行打印回单，且由于银行打印业务通常需要预约，排队等待现场打印的情况经常发生，用时多且效率低下。打印回单后，财务人员需要进行大量的人工整理、匹配、装订、存档等工作，耗时耗力。

现在，在电子档案的归档中，档案系统支持批量上传发票影像或电子版附件， 产生的业务单据，自动根据单据信息采集对应的发票，采集并关联对应业务产生的流水和回单，大大提升财务归档效率。

不管是台账凭证、记账凭证还是银行回单，上线每刻档案后都不需要打印，实现全面无纸化。并且系统里电子专票可以直接匹配电子单据及凭证，完成凭证管理，自动归档在电子档案系统。再配合线上调阅审查操作，极大地缩减档案调阅周期，省去纸质专票线下实物流的管理和关联操作，节省档案存储开支，实现档案管理全程电子化。

强化链接，打造企业财务中台

作为一家融合线上与线下、面向B端和C端的互联网医药健康企业，在互联网基因的驱动下，1药网在业内率先上线每刻报销等智能平台，借助专业工具实现财务数字化的持续升级。在谈到企业财务数字化的下一步动作时，1药网财务总监黄炜提出打造财务中台的期望。

由于现在企业各项业务配备的系统越来越多，财务处理会渗透在业务处理的各个环节，因而每一套系统都会需要有财务部门的参与。比如：合同审批、报价、预算控制、发票、往来处理、收款、付款等，也造成财务人员需要频繁在多套系统之间进行切换和处理。因而，财务中台的构建可以打破和解决这个问题，给财务人员构建一个独立的作业平台和门户。

财务中台即通过对财务业务的全流程进行梳理、拆分，整合为一组一组的“财务能力”。如支付结算、发票复核、发票开具、发票查验、成本结转、凭证生成等，将其中易于标准化的、可复用程度高的、业务价值高的财务能力形成标准、规范的财务服务产品，供业务前台灵活、按需调用，实现企业财务能力的精准沉淀和财务服务的共享。

抱着这样的愿景，1药网对每刻科技的产品也有更大期待，在数字化时代，企业费用管理、电子档案建设与相关技术在不断发展变化，1药网希望与每刻科技一同，在扎实的技术和强大的服务能力下快速迭代，共同以变革拥抱财务数字化的未来。